Obligaciones de los sujetos pasivos en relación con las facturas y los libros de registro

Los empresarios o profesionales están obligados, en todo caso, a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas. En todo caso, deberá expedirse factura en los siguientes casos:

a) Si el destinatario es empresario o profesional o cuando así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

b) En las entregas intracomunitarias.

c) En ventas a distancia localizadas en España. No obstante, cuando a la entrega les resulte aplicable el Régimen de la Unión, será el Estado Miembro de Identificación quien determine si existe obligación de expedir factura.

d) En las exportaciones, salvo tiendas libres de impuestos.

e) En las entregas de bienes con instalación previa en España.

f) Cuando el destinatario sea persona jurídica no empresario, o una Administración pública.

• Número y, en su caso, serie.

• Fecha de expedición y, en su caso, fecha de la operación.

• Nombre y apellidos o denominación del expedidor y destinatario.

• NIF y domicilio de ambas partes.

• Descripción de las operaciones.

• Tipo o tipos impositivos aplicados.

• Cuota repercutida que deberá consignarse por separado.

Existen otras menciones obligatorias que deben aparecer en la factura cuando la operación esté exenta o no sujeta, cuando se trate de entregas intracomunitarias exentas de medios de transporte nuevos, cuando el destinatario de la entrega o prestación expida la factura en lugar del proveedor, cuando el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario de la operación, y en el caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, en el régimen especial de bienes usados, obras de arte, antigüedades y objetos de colección o en el de aplicación del régimen especial del criterio de caja.

• Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
• Las rectificativas.
• Las expedidas en los casos de procedimientos administrativos y judiciales de expropiación forzosa que se indican en la Disposición Adicional Quinta del Reglamento del Impuesto (Decreto Foral 124/1993, del Consejo de Diputados de 27 de abril).
• Entregas de los siguientes productos definidos en el apartado décimo del anexo de la Norma de IVA:
  • Plata, platino y paladio, en bruto, en polvo o semielaborado; se asimilarán a los mismos las entregas que tengan por objeto dichos metales resultantes de la realización de actividades de transformación por el empresario o profesional adquirente. En todo caso ha de tratarse de productos que no estén incluidos en el ámbito de aplicación del régimen especial aplicable a los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.
  • Teléfonos móviles, cuando el destinatario sea el sujeto pasivo de las operaciones
  • Consolas de videojuegos, ordenadores portátiles y tabletas digitales, cuando el destinatario sea el sujeto pasivo de las operaciones

• Las relativa a operaciones intragrupos.

• Las que se expidan por incidencias de carácter técnico en el cumplimiento de la obligación TicketBAI.

Pueden agruparse en una única factura todas las operaciones realizadas para un mismo destinatario en distintas fechas de un mes natural.

En los supuestos en los que pueda expedirse una factura simplificada se debe hacer constar:

• Número y, en su caso, serie.

• Fecha de su expedición y, en su caso, fecha de la operación.

• NIF y nombre y apellidos o denominación social completa del obligado a expedirlo.

• Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido".

• Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

• Contraprestación total.

Si se expiden facturas simplificadas y facturas se hará en series diferentes. Así mismo, deberán expedirse series separadas, entre otros casos, cuando existan diversos establecimientos, cuando los expida el destinatario de la operación o un tercero y cuando sean de rectificación.

Existen otras menciones obligatorias que deben aparecer en la factura cuando la operación esté exenta o no sujeta, cuando se trate de entregas intracomunitarias exentas de medios de transporte nuevos, cuando el destinatario de la entrega o prestación expida la factura en lugar del proveedor, cuando el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario de la operación, y en el caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, en el régimen especial de bienes usados, obras de arte, antigüedades y objetos de colección o en el de aplicación del régimen especial del criterio de caja.

La obligación de expedir factura podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros. En cualquiera de estos casos, la empresaria, empresario o profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones de facturación establecidas.

En el caso de las personas y entidades a que se refiere el artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido ( los que se encuentran obligados a la llevanza de los Libros registro a través de la Sede electrónica de Diputación o bien hayan optado por la llevanza de los mismos, SII), que hayan optado por el cumplimiento de la obligación de expedir factura por los destinatarios de las operaciones o por terceros, deberán presentar una declaración censal comunicando dicha opción, la fecha a partir de la cual la ejercen y, en su caso, la renuncia a la misma y la fecha de efecto.

Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea una empresaria, empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

En las adquisiciones intracomunitarias de bienes, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, la expedición de la factura deberá realizarse en el momento de la realización de tales operaciones, salvo cuando el destinario de la operación sea una empresaria, empresario o profesional que actúe como tal, en cuyo caso deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se haya realizado la operación.

La obligación de remisión de las facturas deberá cumplirse en el mismo momento de su expedición o bien, cuando el destinatario sea una empresaria, empresario o profesional que actúe como tal, antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo el Impuesto correspondiente a la citada operación o en el caso de las operaciones acogidas el régimen especial del criterio de caja antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera realizado la misma.

Los empresarios o profesionales tienen que conservar las facturas y otros justificantes recibidos y las copias de los expedidos, tanto si son facturas como facturas simplificadas. Así mismo deberán conservarse las facturas originales o los justificantes contables expedidos por quien realice la entrega o preste el servicio cuando el destinatario de las operaciones tenga la condición de sujeto pasivo del IVA,  los documentos acreditativos de la liquidación practicada por la Administración de las importaciones así como el original (por el expedidor) y la copia (por el destinatario) de los recibos expedidos en aplicación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

La obligación de conservar los documentos es independiente del régimen especial del IVA que aplique el empresario o profesional.

Libro registro de facturas expedidas: La anotación individualizada de las facturas se podrá sustituir por la de asientos resúmenes en los que se harán constar la fecha o periodo en que se hayan expedido, la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo, la cuota global de facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, y los números inicial y final de las mismas y si las operaciones se han efectuado conforme al régimen especial del criterio de caja, en cuyo caso, se deberán incluir las fechas de cobro, parcial o total, de las operaciones con indicación por separado del importe correspondiente y la indicación de la cuenta bancaria o medio de cobro utilizado, siempre que se cumplan simultáneamente los siguientes requisitos:

1. Que en los documentos expedidos no sea preceptiva la identificación del destinatario, conforme a lo dispuesto por el Decreto Foral 18/2013, de 28 de mayo, que aprueba el Reglamento regulador de las obligaciones de facturación.

2. Que las operaciones documentadas se deban entender realizadas, dentro de un mismo mes natural.

Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

Libro registro de facturas recibidas: Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo, la cuota impositiva global y si las operaciones se encuentran afectadas por el régimen especial del criterio de caja se deberán incluir las fechas de pago, total o parcial, de la operación, con indicación por separado  del  importe pagado y la indicación del medio de pago, parcial o total, utilizado, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA no incluido.

Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

Tienen que llevar un libro registro de facturas recibidas en el que anotarán todas las facturas y documentos relativos a las adquisiciones de bienes y servicios destinados a ser utilizados en las actividades a las que resulte aplicable este régimen especial, anotando separadamente las adquisiciones de activos fijos (respecto de los cuales se harán constar los datos necesarios para efectuar las posibles regularizaciones) y las importaciones. Si realiza otras actividades a las que no se aplique este régimen especial, se anotarán de forma separada las adquisiciones de cada sector diferenciado. Si el módulo de la actividad se calcula en función de los ingresos, deberá llevar un libro registro en el que anotará las operaciones efectuadas en el desarrollo de dicha actividad.

Desde el 1 de enero de 2018, los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido cuya competencia inspectora corresponda a esta Diputación Foral y tengan un periodo de liquidación que coincida con el mes natural, deberán llevar los Libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de la Sede electrónica de la Diputación Foral de Álava, mediante el suministro inmediato de los registros de facturación (SII).

Cuando se realiza una adquisición intracomunitaria de bienes o servicios, quien realiza la entrega debe expedir una factura y remitirla al destinatario, el cual debe:

a) Anotarla en el libro registro de facturas recibidas.

b) Calcular la cuota del IVA correspondiente a la adquisición intracomunitaria y consignarla en la anotación relativa a dichas facturas. En el supuesto de que tales cuotas sean deducibles, el documento justificativo del derecho a deducir es la factura antes indicada, siempre que la adquisición esté debidamente consignada en la declaración-liquidación periódica.