Representación voluntaria

¿Para qué sirve la representación voluntaria? ¿cómo tramitarla?

La representación voluntaria permite a un obligado tributario habilitar a una persona de su confianza (profesional o no profesional) para que realice en su nombre trámites, actuaciones, ejercicio de derechos o cumplimiento de obligaciones.

La inscripción de la relación de representación en el Registro de Representantes Voluntarios exonera al representante de acreditar su poder de representación cada vez que entable una relación con la Hacienda Foral de Álava en nombre y representación del obligado tributario.

Preguntas frecuentes - Representación Voluntaria

La representación voluntaria permite a un obligado tributario habilitar a una persona de su confianza o a un profesional para que realice en su nombre trámites, actuaciones, ejercicio de derechos o cumplimiento de obligaciones. De esta forma, el representante voluntario se coloca en la situación del representado y todo lo que haga, así como los efectos de sus actuaciones, se trasladan al representado.

Decreto Foral 15/2010, de 13 de abril, que regula la representación voluntaria otorgada para la realización de determinados trámites y actuaciones en materia tributaria ante la Hacienda Foral de Alava y crea el Registro de Representantes voluntarios, (BOTHA nº 46 de 30-4-10).

El alta de una nueva relación de representación voluntaria se puede realizar por cualquiera de los siguientes procedimientos:

1. Canal Presencial: Comparencia del representante y del representado en Hacienda

  • Comparencia del representante y del representado en Hacienda (o una persona acreditada para realizar este trámite en nombre del representante o representado o en nombre de los dos), firmando ambos el modelo de solicitud y aceptación de la representación.

2. Canal Presencial: Comparecencia sólo del representante en Hacienda y presentación de documento acreditativo

  • Comparecencia sólo del representante en Hacienda (o una persona acreditada para realizar este trámite en nombre del representante), quien presenta un poder notarial o un documento privado con firma notarialmente legitimada del representado quedando claramente especificada la representación y el nivel o los niveles de representación voluntaria que le otorga al representante, de modo que la solicitud de representación que cumplimenta se da por aceptada.

3. Canal Telemático: Presentación por Internet de la solicitud (representante) y aceptación por Internet (representado)

  • Presentación por Internet de la solicitud por parte del representante (en la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava y, por lo tanto, mediante el uso de certificado digital o juego de barcos en caso de personas física) y aceptación de la misma por Internet por parte del representado (también usuario de la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava mediante el uso de certificado digital o juego de barcos en caso de persona física, accediendo al servicio de Representación Voluntaria). El período de aceptación no será superior a 20 días naturales contados a partir del día siguiente al de la presentación de la solicitud de alta por parte del representante. En caso de que no se produzca la aceptación dentro del citado plazo se entenderá no validada la representación solicitada.

La modificación del nivel de representación voluntaria se puede realizar por cualquiera de los procedimientos señalados para el alta (canal presencial o canal Telemático).

La revocación de la representación por parte del obligado tributario/ representado o la renuncia de la representación por parte del representante podrá realizarse en cualquier momento mediante comparecencia personal en Hacienda Foral de Álava o por la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava.

Con efectos meramente informativos, la Hacienda Foral de Álava comunicará la revocación o renuncia a la parte que no la haya cursado, indicando la fecha de efectos a partir de la cual se entenderá revocada o anulada la representación correspondiente.

En la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava, dentro del servicio de representación voluntaria, en la opción "Consulta" se podrá acceder a las siguientes opciones:

  • Mis relaciones: Permitirá consultar el listado de relaciones de representación voluntaria con representados o representantes. También se podrá consultar del histórico de una relación en concreto.
  • Solicitudes: Mostrará todas las solicitudes de representación voluntaria del interesado conectado. Permitirá la consulta del estado de la solicitud de representación, así como la descarga en PDF para su visualización. Las solicitudes pendientes de validación pueden ser anuladas.

NIVEL 1:

  • Presentar declaraciones (excepto las censales) y autoliquidaciones.
  • Efectuar el pago de deudas tributarias y sanciones en período voluntario (por ejemplo pagar por pasarela).
  • Solicitar, junto con las autoliquidaciones presentadas, aplazamiento o fraccionamiento, compensación… de deudas y sanciones
  • Consultar su estado de tramitación e imprimir copia válida.

NIVEL 2:

  • 2.A) Consultar y utilizar los datos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas para poder confeccionar la autoliquidación.
  • 2.B) Solicitar y recibir certificados tributarios.
  • 2.C) Presentar declaraciones censales, contestar a requerimientos derivados de los procedimientos censales y consultar los datos del Censo de Contribuyentes.
  • 2.D) Envío y consulta de los registros de facturación para la llevanza de los Libros Registro de IVA en la Sede Electrónica.

NIVEL 3:

  • Presentar y tramitar recurso de reposición y reclamación económico administrativa.
  • Presentar y tramitar escritos relacionados con procedimientos de revisión (por ejemplo devolución de ingresos indebidos) y de vinculación administrativa previa (por ejemplo consultas tributarias).
  • Contestar a requerimientos de presentación y de documentación relacionados con la gestión tributaria y recaudación.
  • Solicitar el aplazamiento o fraccionamiento, compensación… de deudas y sanciones
  • Consultar los expedientes administrativos y su estado de tramitación respecto de los procedimientos anteriores.

NIVEL 4:

  • 4.A) Recepción de notificaciones relacionadas con trámites y procedimientos iniciados por el propio representante.
  • 4.B) Recepción de notificaciones relacionadas con trámites y procedimientos iniciados por el obligado tributario.
  • 4.C) Recepción de notificaciones relacionadas con trámites y procedimientos iniciados de oficio por la Hacienda Foral de Álava.

No, la clasificación de los niveles del modelo de representación voluntaria está realizada desde el punto de vista de los trámites que puede realizar el obligado tributario con Hacienda. De esta forma el nivel 1 se refiere a la presentación de declaraciones, el nivel 2 a la consulta de datos y, solicitud de certificados y presentación de modelos censales, el nivel 3 a la presentación de derechos y por último, el nivel 4 se refiere a la recepción y acuse de notificaciones.

Un obligado tributario puede tener como máximo 6 representantes voluntarios. La vinculación entre los niveles de representación voluntaria así como el número máximo de representantes para cada nivel es la siguiente:

niveles representacion voluntaria en alava

Vinculación entre los Niveles de Representación:

  • Nivel 2.A): La selección de este nivel obligará a la selección del "Nivel 1".
  • Nivel 2.C): La selección de este nivel obligará a la selección del "Nivel 1".
  • Nivel 3): La selección de este nivel obligará a la selección del "Nivel 1".
  • Nivel 4.A): La selección de este nivel obligará a la selección del "Nivel 1" y del "Nivel 3".
  • Nivel 4.B): La selección de este nivel obligará a la selección del "Nivel 1", del "Nivel 3" y del “Nivel 4.A)".
  • Nivel 4.C): La selección de este nivel obligará a la selección del "Nivel 1", del “Nivel 3", del "Nivel 4.A)" y del "Nivel 4.B)".

Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava: Si una persona (física o jurídica) que solicita ser representante voluntario no se encuentra registrado en Hacienda Foral de Álava, cuando seleccione el servicio de Representación Voluntaria se emitirá un mensaje informando de dicha situación y se le indicará que contacte con la Hacienda Foral de Álava para que proceda a su registro (bien sea presencialmente, fax, correo o email). Una vez realizado el registro ya podrá proceder a solicitar el alta de Representación Voluntaria por la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava.

Si el obligado tributario representado no está registrado en Hacienda Foral de Álava, se emitirá un mensaje informando de dicha situación y se le indicará que contacte con la Hacienda Foral de Álava para que proceda a su registro.

Oficinas de Hacienda Foral de Álava: Si una persona (física o jurídica) no está registrada en la Hacienda Foral de Álava, cuando acuda a las oficinas de Hacienda, se procederá a su registro, momento a partir del cual podrá iniciar cualquier procedimiento.

El período de aceptación no será superior a 20 días naturales contados a partir del día siguiente al de la presentación de la solicitud de alta por parte del representante. En caso de que no se produzca la aceptación dentro del citado plazo se entenderá no validada la representación solicitada y por tanto la relación de representación voluntaria no surtirá efectos.

Si se produce el rechazo de la solicitud de la relación de representación voluntaria se entenderá no validada la representación solicitada y por tanto la relación de representación voluntaria no surtirá efectos.

La representación, una vez cumplidos los requisitos exigidos en la normativa, se dará de alta en el Registro de Representantes Voluntarios, momento en que empezará a surtir efectos.

La modificación de los niveles de representación en el Registro de Representantes Voluntarios surtirá efectos a partir de la inscripción de la modificación en el referido Registro.

Para que la revocación o renuncia de la representación surta efectos será necesario indicar la fecha a partir de la cual será efectiva (siempre posterior a la fecha en que se solicite dicha revocación o renuncia). En su defecto, tendrá efectividad desde el día siguiente a la fecha de realización de la revocación o renuncia.

Sí es posible, ya que facultar a un representante voluntario para realizar en nombre del obligado tributario ciertos trámites con Hacienda, no significa que el propio obligado tributario renuncie al derecho de tramitar esas gestiones.

La forma más ágil de autorización de representación es dar de alta una relación en el Registro de Representación Voluntaria, ya que un obligado tributario faculta a un representante para que gestione los trámites contemplados en el nivel de representación acordado entre ambos, evitando así que cada vez que una persona realice algún trámite en nombre de un obligado tributario, tenga que acreditar con un documento justificativo su autorización.

Una declaración complementaria se tramita de igual manera tanto si el obligado tributario dispone de representante voluntario como si no. La tramitación no varía en función de si es realizada por el representante voluntario o por el obligado tributario.

La Hacienda Foral de Álava, como procedimiento general, procederá a llamar al obligado tributario/ representado para que éste aclare cuál es la autoliquidación/declaración válida. En caso de no localizar al obligado tributario/representado, se procederá a llamar a los representantes voluntarios.

La Hacienda Foral de Álava, como procedimiento general, procederá a llamar al obligado tributario/ representado para que éste aclare cuál es la autoliquidación/declaración válida. En caso de no localizar al obligado tributario/representado, se procederá a llamar al representante voluntario.

Un representante voluntario activo con las relaciones no cesadas una vez realizado el envío podrá: 

  • Consultar los modelos por él mismo presentados que fueron enviados ejerciendo la Representación Voluntaria.
  • Acceder a los acuses de lo presentado por él mismo e imprimirlos.
  • Adjuntar información sólo de los envíos realizados por él.

Los programas de ayuda podrán ser utilizados:

  • Por los Contribuyentes a modo "particular".
  • Por las entidades colaboradoras, y los representantes voluntarios que a su vez sean entidad colaboradora en el modo "entidad colaboradora".

Los representantes voluntarios que no sean entidad colaboradora podrán utilizar los programas de ayuda en el modo "particular", para confeccionar autoliquidaciones/declaraciones de sus representados y generar los ficheros correspondientes (no el envío mediante lotes ni el envío en línea de cada autoliquidación/declaración). Por lo tanto los representantes voluntarios que no sean entidad colaboradora deberán acceder a la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava para poder realizar el envío de los ficheros generados por el programa de ayuda de las autoliquidaciones/declaraciones de sus representados, identificándose con el rol de representante voluntario e identificando al obligado tributario/representado, para posteriormente proceder al envío del fichero.

  • La Entidad Colaboradora únicamente podrá presentar y consultar el acuse del envío realizado, no pudiendo en ningún caso, consultar el contenido de la autoliquidación presentada.
  • La figura del Representante Voluntario podrá presentar y consultar el acuse del envío realizado y además consultar el contenido de la autoliquidación presentada.
  • Envío de lotes de declaraciones por la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava: sólo aquellos registrados como entidades colaboradoras podrán generar y enviar lotes. Si un Representante Voluntario que actualmente no es entidad colaboradora, desea generar y enviar lotes, debe por lo tanto solicitar darse de alta como tal, cumpliendo con los requisitos del Decreto Foral 50/2001, de 20 de abril.
  • Envío de declaraciones de manera individual (una a una) por la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava: La persona que figure únicamente como Representante Voluntario (no entidad colaboradora) podrá enviar la declaración de uno de sus representados.
  • Cualquier persona que quiera actuar como Representante Voluntario podrá iniciar la solicitud de representación voluntaria de un obligado tributario. Sin embargo, sólo el usuario de la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava que figura como representante legal de la persona jurídica podrá habilitar a los autorizados a la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava.
  • Para que una persona física sea designada como autorizado debe ser previamente usuario de la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava. Sin embargo, un representado no necesita ser usuario de la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava, es decir, no necesita tener un certificado electrónico o un juego de barcos.
  • Tanto el representado como el Representante Voluntario, pueden dar de baja la relación de Representación en cualquier momento. Sin embargo, sólo el representante legal de la persona jurídica (autorizador) podrá desautorizar a un Autorizado.
  • Un Representante Voluntario puede realizar actuaciones, en representación de un representado, sólo ante la Hacienda Foral de Álava. Sin embargo, un Autorizado, puede realizar trámites en nombre del autorizador, frente a la Diputación Foral de Álava.
  • La aceptación de la Autorización por parte del autorizado, le otorga la condición de usuario de la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava con el fin exclusivo de operar como autorizado a efectos de realizar ciertos trámites del autorizador. Sin embargo, la aceptación de la relación de Representación Voluntaria por parte del Representado NO le otorga la condición de usuario de la Sede Electrónica de la Diputación Foral de Álava.
  • Un Representante Voluntario puede realizar actuaciones en representación de su representado así como recibir las notificaciones y/o comunicaciones derivadas de las mismas, en función del nivel de representación que exista. Sin embargo, un Autorizado sólo puede realizar actuaciones como si fuera el autorizador y NUNCA recibirá las notificaciones y/o comunicaciones derivadas de las mismas.